فرایند کاوی (Process Mining) چیست؟

احتمالا تا کنون اصلاح فرایند کاوی یا Process Mining را بارها شنیده‌اید اما تعریف دقیق آنرا نمی‌دانید. در این مقاله به معرفی این مفهوم و کاربرد آن در سازمان‌ها می‌پردازیم.

تعریف فرایند کاوی

فرایندکاوی (Process Mining) روشی برای تحلیل فرایند به منظور کشف، نظارت و بهبود فرایند‌های درحال کار و واقعی است که این کار از طریق استخراج دانش از لاگ‌ رویداد‌های فرایند در سیستم‌های فعلی سازمان انجام می‌شود. البته فرایندکاوی صرفا نمایش داده‌های بدست‌ آمده نیست و شناسایی روابط مفهومی موجود بین فرایند‌ها و نمایش آن‌ها در قالب گرافیکی به منظور کشف مشکلات موجود و ارائه راه‌حل‌هایی به منظور بهبود کیفیت فرایند‌ها را نیز شامل می‌شود. فرایند‌کاوی شما را قادر خواهد ساخت تا مشکلات موجود در فرایند‌های سازمان خود را بر اساس وقایع و حقایق موجود و نه بر اساس تصوراتی که از آن دارید شناسایی کنید. فرایندکاوی از طریق مقایسه مدل‌های فرایند و لاگ رویداد‌ها به بررسی میزان تطابق، انحراف، تاخیرات مورد انتظار و طراحی می‌پردازد. درواقع فرایند کاوی میان آن‌چه واقعا انجام می‌شود (لاگ رویداد‌های سیستم) و آنچه پیش‌بینی شده است که باید انجام شود (مدل فرایند) بررسی انجام می‌دهد تا فرصت‌هایی را که برای بهبود فرایند وجود دارد را شناسایی کند. فرایند‌کاوی درواقع همان کاری‌ است که در مدیریت فرایند‌های کسب‌وکار به صورت سنتی با ایجاد کارگاه‌ها و انجام مصاحبه‌ها با ذینفعان فرایند انجام می‌شود که در نهایت به فرایند مطلوب می‌رسیم. 

مزایای انجام فرایند کاوی

اجرا و کاربرد فرایندکاوی در سازمان قابلیت‌های زیر را در سازمان بوجود می‌آورد:

  • کشف خودکار مدل‌های مطلوب فرایند و استثناهای مروط به آن در کنار آمار و اطلاعات پایه‌ای مربوط به فرایند‌ها.
  • کشف و تحلیل خودکار تعاملات با مشتری و تطبیق هر تعامل با فرایند مربوطه داخلی در سازمان.
  • فهم دیدگاه‌های مختلف بر عملیات و نه تنها دیدگاه فرایندی.
  • نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد به کمک داشبورد‌های مدیریتی همزمان با اجرای فرایند‌ها.
  • قابلیت صحه‌گذاری و تایید تطابق فرایند‌ها و تحلیل شکاف.
  • تحلیل پیش‌بینانه، تحلیل تجویزی، تست سناریو‌ها و شبیه‌سازی داده‌های موضوعی.
  • بهبود فرایند‌های موجود و سایر مدل‌های فرایند‌ی پیشین به کمک داده‌ها ضبط شده در لاگ رویداد‌های سیستم.
  • پشتیبانی از آماده‌سازی داده و پالایش داده.
  • ترکیب چندین مدل‌ فرایند که با یکدیگر در تعامل هستند در یک پنل فرایند کاوی.
  • پشتیبانی از مصور‌سازی نحوه اثرگذاری فرایند‌ها بر ارزش کسب‌وکار.
  • ایجاد قابلیت همکاری اثربخش بین کسب‌وکار و بخش IT.
  • استانداردسازی فرایند‌های کسب‌وکار.
  • بهبود اولویت‌های عملیاتی به کمک بهینه‌سازی فرایند‌ها.

معرفی انواع فرایند کاوی

همانطور که گفته شد فرایند‌ کاوی از داده‌های ثبت شده در لاگ رویدادهای سیستم استفاده می‌کند تا تحلیلی بر فرایند‌ها داشته باشد، فرایند‌کاوی در سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند: 

۱- کشف: در این نوع داده‌های دریافت شده و مدل فرایندی در خروجی بدون توجه به سوابق پیشین و صرفا به کمک الگوریتم‌ فرایند کاوی ارائه می‌شود.

۲- انطباق: در این نوع فرایند‌کاوی به بررسی داده‌های واقعی بدست آمده از لاگ رویداد‌های سیستم و اطلاعات موجود می‌پردازد و پس از مقایسه، تفاوت‌ها و عدم تطابق‌ها را کشف می‌کند و میزان انحرافات و شکاف موجود میان وضع مطلوب و موجود را تعیین می‌کند.

۳- بهبود- ارتقا- توسعه: این نوع فرایند‌کاوی به توسعه و بهبود مدل‌های فرایندی می‌پردازد. برای مثال بررسی گلو‌گاه‌ها، بررسی میزان زمان‌های بالاسری فرایند‌ها و بهبود آن‌ها.

مراحل فرایند کاوی

فرایند‌کاوی از دو مرحله اصلی تشکیل شده است:

مرحله اول: اولویت‌بندی و انتخاب فرایند، در این مرحله اهداف خود برای بهبود را مشخص می‌کند و بخش مورد نظر برای ایجاد ارزش کسب‌وکار شناسایی می‌شود و اثر فرایند‌های کلان بر ایجاد ارزش بررسی می‌شود. 

مرحله دوم: کسب و ضبط اطلاعات فرایند‌ی که قصد بهبود آن را داریم و سپس ایجاد مدل فرایندی مطلوب مورد نظر. 

انواع خروجی‌های فرایند کاوی

Petri net: به طور خلاصه این الگوریتم توالی‌های موجود در لاگ رویداد‌های سیستم و به عبارتی مسیر‌ها را برای مرتب نمودن ارتباطات و ساخت ماتریس رد‌پا(Footprint matrix) اسکن می‌کند. سپس این ماتریس را به یک شبکه petri تبدیل می‌کند.

در نهایت خروجی این الگوریتم یک شبکه petri به شکل زیر خواهد بود، دایره سبز به معنی شروع و دایره نارنجی به معنی پایان است،‌ در نرم‌افزار برنامه‌نویسی پایتون آپشن‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای نمایش بهتر خروجی‌ها از آن‌ها استفاده کنید. تمام الگوریتم‌ها موجود در این زمینه خروجی‌های مشابه الگوریتم petri net دارند.

جمع‌بندی

در نهایت می‌توان نتیجه گرفت فرایند کاوی ترکیبی از تکنولوژی و روش‌هایی است که منجر به قسمت بزرگتری به اسم مدیریت فرایند می‌شود. هدف اصلی فرایند کاوی تحلیل وضعیت فعلی فرایندها و مشکلات احتمالی است که دارند.

مقالات مرتبط